Przypadkowo popełniłeś faux pas podczas grupowego czatu w pracy albo rodzinnej wideokonferencji? Ludzie często koncentrują się na tym, co mówią, ale zapominają o formie przekazu. W erze ciągłej obecności online nawet najmniejszy szczegół – jak źle dobrane tło czy niechcący włączony mikrofon – może wprawić Cię w zakłopotanie. Spotkania przenoszą się do internetu, a z nimi zestaw zasad, o których często po prostu nie myślimy. Świat wirtualny wcale nie zwalnia nas z kulturalnego zachowania, a wręcz przeciwnie – wymaga większej uważności i delikatności niż spotkania na żywo.
Niczym w klasycznej etykiecie przy stole, tu też istnieją pewne reguły: nie wystarczy tylko być miłym. Ważna jest kultura wypowiedzi, porządek w tle, a nawet odpowiedni wyraz twarzy. Warto pamiętać, że choć ekrany często minimalizują kontakty międzyludzkie do dwuwymiarowego obrazka i skróconych komunikatów, nadal komunikujemy się z żywymi osobami, które odczytują sygnały i nie zawsze mają ochotę słuchać odgłosów Twojego gotującego się obiadu. Masz ochotę zgłębić tajniki tej wirtualnej sztuki? Zapraszam!
Pierwsze wrażenie w wideokonferencji
Wideokonferencja to coś więcej niż zwykły telefon. Jeśli chcesz uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, zainwestuj w moment przygotowań, zanim klikniesz „Dołącz do spotkania”. To często tylko kilka minut, ale potrafi diametralnie zmienić odbiór Twojej osoby.
-
Oświetlenie i kadr
Wbrew pozorom nawet najdroższa koszula nie uratuje sytuacji, jeśli widać Cię jak w półmroku. Ustaw komputer tak, żeby naturalne światło padało na Twoją twarz, nie z tyłu. Unikaj kontrowersyjnych widoków w tle, zwłaszcza gdy wideorozmowa dotyczy spraw firmowych. Warto też sprawdzić, czy kamera jest na wysokości oczu – dziwne ujęcie od dołu może wyglądać mało korzystnie. -
Strój i tło
Jasne, możesz siedzieć w dresach, o ile nie musisz wstawać i pokazywać się od pasa w dół. Ale nawet wtedy warto włożyć schludną koszulę lub sweter. Pamiętaj, że strój nadaje ton całemu spotkaniu. Z kolei wirtualne tła potrafią odciągnąć uwagę rozmówców – animowane góry czy neonowe tapety bywają fajne prywatnie, lecz niekoniecznie podczas rozmowy z szefem. -
Sprawdź sprzęt
Zadbaj o stabilne połączenie internetowe. Jeśli Cię „rwie” albo dźwięk się rozjeżdża, trudno będzie uczestniczyć aktywnie w dyskusji. Mikrofon i słuchawki warto przetestować choć przez minutę – unikniesz wtedy panicznych prób naprawiania dźwięku w trakcie ważnego wystąpienia.
Odpowiednie zachowanie w trakcie rozmowy
Kiedy już wszystko jest gotowe – siedzisz z kawą przy biurku, dobry kadr ogarnięty, tło nie razi w oczy – pora zwrócić uwagę na to, co i jak mówisz. Wbrew pozorom, w wideokonferencji łatwo o nieporozumienia, bo tracimy wiele sygnałów niewerbalnych, dostępnych w spotkaniach na żywo.
-
Wyłącz mikrofon, kiedy nie mówisz
Ten drobny gest jest przejawem szacunku wobec innych. Dzięki temu nie słyszą stukania Twojej klawiatury, szczekania psa czy gotującej się wody w czajniku. Kiedy chcesz się odezwać, włącz mikrofon i śmiało wchodź do dyskusji. -
Nie przerywaj
Chociaż czasem masz doskonałą ripostę, pozwól dokończyć zdanie koledze z zespołu. W wirtualnym świecie łatwiej o niezręczne nakładanie się wypowiedzi. Jeśli chcesz się wtrącić, daj wyraźny sygnał – na przykład uniesieniem ręki (wiele platform ma taką opcję), lub choćby krótkim, delikatnym potwierdzeniem słownym. -
Uważaj na mowę ciała
Kamera obejmuje zwykle tylko Twój tors i twarz, ale mowa ciała nadal jest widoczna. Przewracanie oczami, drapanie się po nosie czy ostentacyjne ziewanie od razu przyciągną uwagę. Nawet jeśli się nudzisz, postaraj się wyglądać na zaangażowanego. Brak kontaktu wzrokowego też bywa interpretowany jako brak zainteresowania – postaraj się patrzeć w kamerę, a nie w sufit czy okno.
Savoir-vivre pisania w sieci
Wideokonferencje to jedno, ale z cyfrową etykietą spotykasz się też w e-mailach, na czatach służbowych i prywatnych. Czasem wydaje się, że to mniej zobowiązująca forma komunikacji, dlatego ludzie pozwalają sobie na nieprzemyślane żarty czy skróty myślowe. Jednak uważaj: raz wysłana wiadomość może być przechowywana przez lata, a wydźwięk słowa pisanego bywa trudniejszy do odkręcenia niż to, co mówisz na żywo.
-
Precyzja i zwięzłość
W wielkich korporacjach nieraz zdarza się, że wysyłasz dziesiątki maili dziennie. Ci, którzy je otrzymują, też mają swoje obowiązki. Staraj się więc pisać konkretnie, z jasnym tematem i informacją, czego oczekujesz od odbiorcy. Jeśli wątek dotyczy ważnej sprawy, pamiętaj o formułach grzecznościowych i podziękowaniach. -
Unikaj nadmiernej ilości emotikon
Emotki są fajne, kiedy piszesz do kumpla, ale przy komunikacji biznesowej lepiej je ograniczyć. Zwłaszcza w pierwszym mailu warto zachować profesjonalizm – nawet w polskich realiach, gdzie coraz częściej przechodzimy na luźny styl, pewna doza formalności w e-mailach służbowych nadal bywa doceniana. -
Zasada kija i marchewki, czyli krytykuj z wyczuciem
Pisanie ostrych komentarzy publicznie bywa jak wylewanie żali na forum, gdzie wszyscy mogą to zobaczyć. Jeśli masz uwagi do czyjejś pracy, może najpierw napisz prywatną wiadomość i spróbuj rozwiązać sprawę dyplomatycznie. W internecie łatwo zapomnieć, że po drugiej stronie też jest człowiek – nie rańmy się niepotrzebnie.
Co z humorem i dystansem?
Bywa, że meme z kotkiem wysłane w środku dnia rozładowuje atmosferę i wywołuje uśmiech wśród kolegów. W końcu kto nie lubi się czasem pośmiać? Ale i tu obowiązują pewne granice. Nie wszystko, co wydaje się Tobie śmieszne, będzie tak samo odebrane przez odbiorcę. Zwłaszcza w dużym zespole, gdzie różne osoby mają różne poczucie humoru, warto zachować ostrożność. Jeśli chcesz wrzucić żart, staraj się dopasować go do kontekstu i sprawdzić, czy nikogo nie urazi.
W kontaktach bardziej prywatnych możesz pozwolić sobie na więcej luzu. Pamiętaj tylko, że nawet najlepszy kumpel może nie zrozumieć Twojej intencji, jeśli przekręcisz żart w niezręczny sposób. W sieci brakuje mimiki i tonu głosu, które w realu pomagają w komunikacji. Dlatego zawsze miej plan B – kiedy jesteś wątpliwy, czy coś jest odpowiednie, wolisz zapytać bezpośrednio albo wstrzymać się od wysłania zbyt sarkastycznej wiadomości.
Drobiazgi, które robią wielką różnicę
Poza oczywistymi zasadami kulturalnego zachowania istnieje wiele drobiazgów, które decydują o tym, czy jesteś odbierany jako przyjemny rozmówca. Dotyczy to zarówno wideokonferencji, jak i rozmów pisanych.
-
Odpowiedni czas i miejsce
Kiedy planujesz spotkanie online, sprawdź kalendarze innych. Nie narzucaj godzin wczesnoporannych, jeśli wiesz, że ktoś pracuje w innym trybie. Podobnie w wiadomościach prywatnych – pisząc po 22:00, raczej nie oczekuj szybkiej odpowiedzi. -
Szacunek do prywatności
Pamiętaj, że nie każdy chce pokazywać swój salon czy sypialnię. Jeśli sytuacja tego nie wymaga, nie proś kogoś o włączenie kamery na siłę. Również nie rozsyłaj screenów z prywatnych rozmów bez zgody zainteresowanych. -
Ciche alarmy i powiadomienia
Jeśli masz tysiąc powiadomień z Facebooka, Instagrama i aplikacji randkowych, rozważ ich wyciszenie na czas spotkania. Coś, co Tobie wydaje się nieistotne, może u rozmówcy wywołać wrażenie, że masz chaos wokół siebie i nie szanujesz uwagi innych.
Z szacunkiem do wirtualnych gości
Kiedy wszystko wydaje się już dopięte na ostatni guzik, warto pamiętać, że kluczem do sukcesu w komunikacji jest szacunek do rozmówcy. W świecie online łatwo się zapomnieć, bo otacza nas bariera ekranu i czasem wydaje się, że mamy nieograniczone możliwości. Prawda jest taka, że im więcej swobody, tym większa odpowiedzialność. Bądźmy życzliwi, cierpliwi i gotowi na kompromisy – zarówno w biznesie, jak i w towarzyskich pogaduchach.
